Als Teamcaptain van een deelnemend team heb je een grote verantwoordelijkheid. Jij zult in korte tijd een heel team moeten samenstellen, de financiële middelen bij elkaar moeten sprokkelen en alle randvoorwaarden voor tijdens de Race of the Classics in april 2012 moeten regelen. Hieronder een kort overzicht van wat belangrijk is bij het opzetten van een (nieuw) team.
Wat te doen voor deelname aan de Race of the Classics?
Organisatie
Heel belangrijk voor een team is de interne organisatie. Zorg voor zoveel mogelijk duidelijkheid binnen jullie team door bijvoorbeeld verschillende commissie op te richten voor de verschillende activiteiten. Denk aan een commissie die zorgt voor het eten en drinken aan boord tijdens de Rees, een commissie die de juiste zeilkleding voor iedereen regelt en wellicht een commissie die tussen het Kick-Off en de Rees een Teamfeest organiseert. Het belang van een goede organisatie probeert de organisatie te stimuleren met het jaarlijks uitreiken van de Race Achievement Award. Deze prijs is voor het team dat organisatorisch het beste functioneert.
Contact
In de aanloop naar het evenement zal de organisatie geregeld contact hebben met de Teamcaptains. Wij willen namelijk graag weten hoe het jullie vergaat en daar ondersteunen waar nodig. Schroom dus vooral niet om vragen te stellen, maar probeer wel eerst zelf na te denken of waar mogelijk binnen je eigen netwerk hulp te vinden.
Financiën
Begin zo vroeg mogelijk met acquisitie. Bedrijven hebben voor ieder jaar een budget voor promotie en sponsoring en aangezien de Rees aan het einde van het jaar opgezet wordt, is de kans groot dat bedrijven nog maar weinig ruimte over hebben. De kracht van acquisitie zit in het enthousiast maken van de juiste personen binnen een bedrijf en hen de meerwaarde laten zien van sponsoring van jullie team. Jij weet als geen ander hoe mooi het is om aan de Rees deel te nemen en dit gevoel moet je dus zien over te brengen. Hiervoor kun je alles gebruiken dat jij denkt dat werkt: fotoboekje van de Rees, de Race-almanak, een filmpje, artikel in een regionale krant van vorig jaar over de Rees en algemene informatie over waar de Rees voor staat.
Het is handig om een aparte commissie voor acquisitie op te stellen. Tenslotte houdt bijvoorbeeld een penningmeester het overzicht over alle inkomsten en uitgaven.
Eten en drinken
Ieder team moet zelf zorgen voor voldoende eten en drinken aan boord. Bedenk dat ieder persoon tijdens de Rees al minstens 7x ontbijt, 7x lunch, 7x diner nodig heeft. Ook in de shifts tijdens het zeilen zal het nodige geconsumeerd worden door alle deelnemers. Ieder team kookt al die maaltijden zelf op haar schip. Een tip is dus om van te voren een kookschema op te stellen voor de hele week.
Verder wordt in iedere haven waar we aanleggen een feest georganiseerd, maar vooraf en achteraf wordt er vaak op verschillende schepen geborreld. Tijdens het zeilen is alcohol natuurlijk verboden, maar ook dan is het drinken nodig. Zorg dus voor voldoende drank aan boord.
Teamfeesten
In januari barst het feest los met de Kick-Off party. Hierna kunnen teams een Teamfeest organiseren in hun stad. Teamfeesten zijn ideaal om elkaar voor de Rees al te leren kennen en samen een nog mooiere Rees neer te kunnen zetten. Zorg dus dat je bij ieder Teamfeest aanwezig bent!